„Tip of the Week“ се авторски текстови што се објавуваат секој четврток и обработуваат теми од секојдневниот живот коишто помогат да го подобрите вашето лично и професионално работење
Кој е вашиот одговор на прашањето, како сте си поминале на некој настан? Дали одговарате „настан како настан“ или, пак, со видна возбуда раскажувате што сè се случувало, што се зборувало, кој бил присутен – до најситен детаљ?
Разликата меѓу првиот (што поминал колку да помине) и вториот (од кој сте си заминале задоволни и долго ќе го паметите) навидум не е голема. И во двата случаи, организаторите вложиле време за планирање, вклучиле луѓе во организација, потрошиле финансии. Разликата е во деталите на кои некој (не)обрнал внимание.
Еве неколку елементи кои заедно може да придонесат следниот ваш настан да биде за паметење:
- Целна публика. Јасно дефинирајте ја целната публика. Ако правите настан за сите, нема да успеете да направите настан за никого. Добро размислете кој е профилот, колкав е бројот и дали посакуваната публика е лесно достапна. Од тоа ќе ви зависат одлуките за формата, содржината, локацијата, времетраењето и сл.
- Очекувања на публиката. Мапирајте ги очекувањата на целната публика. Дел од учесниците очекуваат да слушнат и да научат нешто ново, друг дел да запознаат нови луѓе, да добијат мотивација или да склучат некакво партнерство или соработка. Ако добро ги знаете очекувањата на публиката, содржината и активностите на настанот ќе може да ги прилагодите да одговараат на поголем дел од присутните.
- Содржина. Размислете за целта на настанот. Секој сегмент испланирајте го да ја поддржува таа цел. Незадоволството на публиката е најголемо од настани на кои содржината или активностите што се случуваат, во тек на настанот, не одговараат на темата или не се соодветни за целната публика.
- Говорници. Клучот за добра содржина се наоѓа кај говорниците. Различниот тип на говорници бара време за запознавање со тоа што ќе зборуваат тие и начинот на кој презентираат. Јасно кажете им што сакате да постигнете, дајте им насока во која треба да се одвива нивниот говор или презентација. Тоа ќе ја минимизира можноста од повторување на исти нешта и ќе ви даде сигурност дека работата нема ви избега од контрола.
- Динамика. Немањето динамика ги прави настаните монотони. Осмислете агенда со пократки и подолги говори или презентации, разговори ‘еден на еден’, панел дискусии… и сè тоа организирајте го во целини, со паузи. За време на паузите, пред или после настанот, осмислете активности кои ќе ја држат публиката вклучена.
Секој настан има свои особености и карактеристики, па советите не завршуваат тука. Многу работи ќе научите со искуството, но еве уште две кои секогаш треба да ги имате предвид:
- Планирајте на време. Доволно време за подготовки е предуслов за успех. Планирајте го времето за подготовка во согласност со големината на настанот. Имајте на ум дека некои работи ќе излезат од вашиот временски план – посебно тие што не зависат директно од вас.
- Тајната е во грижата за деталите. Организирањето настани подразбира водење грижа за сè. Од простор за паркирање, удобноста на седиштата, до сценографијата, осветлувањето, озвучувањето и содржината – сè е важно. Направете листа лесна за следење и додавајте ги нештата на кои ќе се сетите во меѓувреме, за да не заборавите нешто.
И за крај, посетувајте повеќе и различен тип настани и учете од идеите или грешките на другите. Ве поканувам да дојдете на 16 ноември на AllWeb и да оцените како ние го правиме тоа. Информации за самиот настан и за говорниците, можете да најдете на www.allweb.mk.
Со успех во организирањето настани,
Славица Биљарска Мирчески, ко-организатор на AllWeb- конференција за дигитални комуникации
