Соработката меѓу македонскиот стартап FinqUp и компанијата БДО Акаунтинг резултира со уникатна алатка базирана на вештачката интелигенција која овозможува дигитализација на сметководството и замена за мануелното книжење.
DIVNA – Digital Intelligence Virtual Next-gen Accounting им обезбедува на сметководствените фирми и виртуелен сметководствен асистент кој знае да размислува и да работи како книговодител. За алатката, нејзиниот развој и соработката меѓу компаниите разговараме со Диме Галапчев, CEO на Финкап и со Сашка Бошковска Богдановска, овластен ревизор и директор на БДО Акаунтинг.
Разговараше- Сања Наумовска
Објаснете ни што е DIVNA – Digital Intelligence Virtual Next-gen Accounting?
Галапчев: DIVNA – Digital Intelligence Virtual Next-gen Accounting е алатка која со помош на вештачка интелегенција ја зголемува брзината и точноста на книжење на влезни фактури и други сметководствени документи. На некој начин таа е замена за мануелната работа односно им обезбедува на сметководствените фирми и/или сметководствениот сектор виртуелен сметководствен асистент кој знае да размислува и да работи како книговодител.
Што практично ќе „работи“ алатката, а што сметководствениот тим?
Бошковска Богдановска: Алатката автоматски ги зема фактурите од сандачето на е-пошта, ги класифицира документите според видот и ги вади сите податоци од фактурата кои се неопходни и потребни во еден налог за книжење. Алатката функционира и ги процесира сите фактури, без разлика во каков формат се, т.е. дали се електронски, рачно генерирани, па дури и ракописно напишани и без разлика на јазикот и писмото на кој се напишани. Откако ќе се процесираат фактурите, алатката врши нивна класификација за да може да заклучи кое соодветно конто одговара на тој вид на фактура, како и кој даночен третман е применлив од аспект на ДДВ. На крај, алатката процесира правилно форматиран налог за книжење, кој потоа директно се внесува во постоечкиот сметководствен софтвер. Таа е флексибилна, така што сметководителот може многу бргу и едноставно да ја прилагоди формата и содржината на налогот според барањата на неговиот сметководствен систем.
Сметководствениот тим со оваа алатка не троши време на рачното процесирање, туку само го одобрува книжењето (налогот). На тој начин, макотрпната рачна работа е заменета со виртуелниот асистент, а сметководителот има повеќе време да се посвети на тековни контроли, менаџерски известувања, финансиски анализи, стратешко планирање, буџетирање и т.н.
Кои се разликите кои DIVNA – Digital Intelligence Virtual Next-gen Accounting, го одвојуваат од слични алатки базирани на вештачка интелигенција?
Бошковска Богдановска: Оваа алатка е специјализирана само за сметководители и е тренирана и приспособена да ги следи локалните регулативи и правила, како и воспоставените сметководствени политики и процедури и воспоставениот начин на работа на секој сметководител поединечно. Алатката има т.н. систем на учење односно е приспособена да ги памти промените и/или наредбите зададени од сметководителот (т.н. лекции). Така, за кратко време се овозможува над 95% точност во процесирањето и книжењето на фактурите и изводите.
На пазарот постојат сметководствени софтвери кои овозможуваат автоматски книжења базирани на машинско учење, каде се задаваат параметри кои софтверот ги памти. Ова е изводливо и практично во релативно едноставно опкружување и применливо за помали фирми. Сепак овој начин на “сетирање” не е практичен за поголеми компании, а посебно не е практичен за сметководствените фирми, кои може да имаат 50, 100 па и повеќе стотина различни клиенти. DIVNA – Digital Intelligence Virtual Next-gen Accounting, со многу мали прилагодувања веднаш се става во функција и започнува со работа. Она што треба да го направи сметководителот е импорт на контниот план и шифрарникот на комитенти.
Друго што треба да се напомене околу сличните вакви алатки е дека се работи исклучиво за странски апликации врзани за даден сметководствениот софтвер. Значи не нудат посебна апликација која може да се интегрира со домашна или било која друга сметководствена програма. Исто така станува збор за релативно скапи модули кои треба да се докупат, најчесто на лиценцна база, така што трошокот за нивно користење е доста висок во споредба на она што Finqupго нуди како ценовен пристап.
Колку време се развиваше алатката и како дојдовте на идеја да изработите вакво решение?
Галапчев: Идејата доаѓа од проблемите со кои секојдневно се соочуваат сметководителите. Имено сметководствената работа во волумен континуирано се зголемува, расте бројот на новоотворените фирми, а сметководителите се сѐ повеќе оптоварени со најразлични дополнителни обврски, како што се административни, известувачки, даночни и статистички. Истовремено, бројот на сметководители се намалува, а интересот за влез на млади кадри во професијата е сѐ помал. Затоа како решение за постоечкиот проблем се наметна развојот на нашиот виртуелен сметководствен асистент.
Финкап веќе 5 години развива унифициран оперативен систем за автоматизација на финансиските услуги. Развојот на конкретната алатка траеше повеќе од 2 години и се одвиваше во неколку фази. Пред една година БДО Акаунтинг влезе во партнерство со Финкап во понатамошниот развој на апликацијата, со цел да се обезбеди максимална точност, функционалност и усогласеност со сметководствените правила и прописи. Во текот на развојот додадовме дополнителни функции што ќе им овозможат на сметководителите лесно приспособување и примена на алатката. Заедничката соработка со софтверските инженери од Финкап и нашиот тим составен од искусни сметководители и ревизори, се покажа како добитна комбинација за испорака на врвна алатка. Во процесот на развојот научивме многу работи едни од другите, со што се зголеми нашето искуство и сеопфатност.
Дали алатката е тренирана на електронски фактури (е-фактури)?
Бошковска Богдановска: И покрај тоа што алатката е универална и не прави разлика на видот и формата на фактурите, ние ја тестиравме во опкружување каде што електронските фактури се веќе пропишани. Овие тестови покажаа дека нивото на ефикасност и точност при обработката на електронските фактури е на повисоко ниво во споредба со постоечки систем на фактурирање кај нас. Овој тест ни беше многу важен од аспект на брзо и лесно прилагодување на апликацијата на најавениот систем на е-фактури кој треба да се воведе во Македонија кон крајот на годината. Искуството кажува дека оној кој ја применува апликацијата многу побргу ќе се прилагоди на системот на е-фактури, така што целиот процес ќе биде автоматизиран (фактурирање, книжење на влезни фактури и книжење на изводи).
Каква заштита обезбедувате од аспект на личните податоци и воопшто податоците кои се обработуваат?
Галапчев: Апликацијата е хостирана на AWS и Google Cloud, кои обезбедуваат инфраструктурна заштита согласно ISO 27001 и SOC стандарди. Податоците се пренесуваат преку TLS енкрипција и се енкриптирани во мирување. Пристапот е контролиран преку role-based пристап, логирање на активности и ограничен административен пристап. Обработката се врши согласно GDPR и националната регулатива за заштита на лични податоци.
Финкап веќе има имплементирано неколку проекти во финансиски и регулирани институции, каде се поминати повеќе безбедносни филтри на тестирање, кои вклучуваат и проверка на безбедносните механизми. Од тој аспект може да кажеме дека и во пракса овие заштити се проверени и ги поминале безбедносните критериуми на институциите.
Дали веќе се користи и каков е фидбекот од компаниите?
Бошковска Богдановска: Со продажба започнавме неодамна, и веќе десетина компании ја користат нашата апликација. Ние во БДО Акаунтинг веќе подолго време ја користиме апликацијата, на почетокот за цели на тестирање, а од пред неколку месеци во секојдневната наша работа. Досега преку апликацијата кај различни корисници процесирани се над 20.000 документи (фактури и изводи). Тие што ја користат апликацијата, вредноста и резултатите ги гледаат уште првиот ден. Мерењата на терен покажаа значителни заштеди на трошоците, кои почнуваат од 60%, а во дадени случаи тие достигнуваат и до 80% од постоечките трошоци. Секако дека апликацијата не е бесплатна, но претходно наведените заштеди се пресметани на нето основа, т.е. предвид се земаат и трошоците за нејзино користење.
Во кои процеси, всушност вештачката интелигенција најмногу им помага на компаниите во водењето на сметководството?
Галапчев: Апликацијата помага во сите рачни процеси на класификација, внес на документите, книжења и анализа. Воедно апликацијата содржи и т.н. АИ консултант, кој одговара на сметководствени и даночни прашања поставени од сметководителите. Планираме да ја надополниме базата со многу податоци од разни извори, како што се сметковдствени и даночни прописи, мислења од УЈП, правилници и упатста, а со тоа да обезбедиме една голема основа за што посеопфатни и точни одговори.
Дали DIVNA – Digital Intelligence Virtual Next-gen Accounting, е наменет само за македонски компании или може да се прилагоди и за други пазари?
Галапчев: Алатката првично е изградена за македонскиот пазар, но е лесно приспособлива на други законодавства. Во основа сметководството и начинот на книжење е ист, без разлика за која земја се работи, така што кога се има основата, прилагодувањето за корисници од други земји е едноставно. Во моментот преговараме со софтверски дистрибутери од неколку држави. Исто така имаме најава за почетни разговори и презентација на апликацијата пред една меѓународна професионална асоцијација.
Какви се вашите планови за во идината?
Да се фокусираме на континуирано подобрувње и додавање дополнителни функции, за да алатката стане дел од секојдневното работење на сметководителите во регионот и пошироко. Секако дека македонскиот пазар е примат, но сметаме дека имаме извореден производ, кој може да се продава и на пазарите надвор од Македонија. Како што спомнав претходно, веќе започнавме разговори со странски дистрибутери и корисници.
