Најголем дел од луѓето не сакаат состаноци затоа што се премногу долги, премногу чести и не помагаат многу. Гери Бернисон, извршен директор во Корн Фери, глобална консултантска компанија која им помага на компаниите да изберат и да вработат најдобри таленти, анализира кога е најдобро да се закажуваат состаноци.
Вистинскиот проблем со состаноците е тоа што се закажуваат во најлошиот ден и во најлошо време – понеделник наутро. Секако, тоа има смисла затоа што тоа е почетокот на неделата, па зошто да не се собере тимот и да се усогласи работата.
Но, Лин Тејлор, авторка на книгата „Скротете го својот грозен канцелариски тиранин: Како да се управува со детинест шеф и да се напредува на работа“ тврди дека вработените се најпродуктивни во понеделник наутро, па битно е да не се нарушува нивната концентрација со состаноци. Освен тоа, вработените веројатно ќе бидат надвор од канцеларија во понеделник, па на состаноците нема да има многу луѓе.
Најоптимално време за закажување состанок е вторник во 14:30 часот, покажува истражувањето кое го спроведе компанијата YouCanBookMe во Велика Британија. Тоа не е рано наутро, а не е ни предоцна во неделата. Тимот анализирал податоци со повеќе од два милиони одговори на 530.000 повици за состанок. Ако не можете да закажете состанок во вторник во 14:30 ч., тогаш на средината на неделата и околу пладне е најидеален термин.
Времето е наскапоценото нешто за нас и затоа најуспешните извршни директори и бизнис лидери секогаш имаат пристап B.L.U.F. кој се фокусира на она што треба да се направи, кој ќе го направи тоа и до кога. B.L.U.F. е пристап во кој заклучоците и препораките се сместени на почетокот на состанокот или текстот, а не на крајот, за да се олесни брзото носење одлуки. Тој се разликува од стариот, традиционален стил во кој заклучоците се на крајот, после аргументите и разгледувањето на фактите.
Еве како можете поефикасно да го искористите овој пристап за да извлечете максимум од состаноците.
1. Одлучете во која категорија спаѓа состанокот
Информативен: се користи а објавување или ажурирање на тимот за некоја тема со цел сите да бидат усогласени. Носење одлуки: тука се работи за утврдување кои акции треба да се преземат. Откривање: ова е совршен состанок за расправа за проблеми и можни решенија. Brainstorming: за оваа креативна сесија се препорачува да се излезе од работното место, од рутината и навиките.
2. Правило од 45 минути
Половина час е премногу кратко време кога првите пет до седум минути се разговор за времето и за безначајни работи. Состанокот од еден час може да ги развлече работите. 45 минути е слатка средина. За тоа време побарајте решенија кои се 80% правилни и 100% возможни за реализација.
3. Материјали спремни однапред значат повеќе од три минути долго известување
Ако имате подготвени материјали за состанокот, мора да им дадете на луѓето ден-два да ги разгледаат. Вртењето слајдови заедно со луѓето е губење време.
4. Отворете го состанокот со намерата, заклучете го со акција
Баш како што сте поставиле очекувања за тоа што сакате да постигнете, завршете го состанокот со акционен план. Сите мора да знаат што се очекува од нив и кога.
5. Дали тоа воопшто е состанок?
Ако едноставно треба да дојдете до суштината на она што се случува, не мора се да нарекувате состанок. За итни случаи соодветно е да влезете во нечија канцеларија ненајавено. Ако ги фатите луѓето во некој момент, ќе видите дека полесно се отвораат и веројатно ќе ви кажат нешто што нема официјално да го напишат, извежбано и однапред подготвено.
